Autodoc
Met AutoDoc HSE® krijgt u, met uitsluitend printen vanuit uw bestaande applicatie* naar de virtuele AutoDoc HSE printer, de volgende extra, automatische, verwerkingsmogelijkheden:
E-mails versturen
Automatisch e-mailen via SMTP of MAPI. Bij MAPI de keuze uit direct versturen, in de OutBox vasthouden of een ingevulde email popup bij degene die afdrukt. Optioneel briefpapier toevoegen eerste en vervolg-pagina’s. PDF/XML beveiliging met certificaten. Extra bijlagen vanuit informatie uit het document of via een query op een ODBC data source, zoals UBL 2.0, XBRL, EdiFact, XML. Ook is het mogelijk om een MP3 bestand bij te voegen met bijvoorbeeld de tekst uit het document omgezet naar spraak.
Faxen versturen
Automatisch faxen naar faxnummers vanuit het document of via ODBC opgehaalde faxnummers. Briefpapier kan worden toegevoegd, evenals extra documenten. Faxen via Microsoft Fax of een T.37 fax provider
PDF/TIF Archiveren
Automatisch archiveren op variabele locaties, via HTTP of FTP uploaden of als BLOB veld in een database te plaatsen als PDF of TIF bestand , met of zonder briefpapier, d.m.v. informatie uit het afgedrukte document
Afdrukken op meerdere plaatsen
Automatisch afdrukken naar maximaal 4 printers met variabele invoerbak selectie met variabel briefpapier, extra documenten, overlays (bijvooorbeeld tekst “kopie administratie”). Bestemmingsprinter kan een vaste of een door de gebruiker gedefinieerde variabele printer zijn. Automatisch toevoegen van 92 soorten barcodes
(waaronder ook 2D codes zoals QRCode), afbeeldingen en extra tekst aan documenten die dan later door AutoDoc ingescand en automatisch verwerkt kunnen worden
Extra documenten afdrukken
Automatisch extra documenten afdrukken d.m.v. het samenvoegen van gegevens uit het document met template bestanden. De uitvoer kan bijvoorbeeld verzendetiketten, artikeletiketten of een verzamellijst zijn. Ook hier kunnen barcodes en plaatjes toegevoegd worden.
Via taakplanner of trigger aansturen
AutoDoc HSE komt niet alleen in actie als er afgedrukt wordt maar kan ook door een geplande taak of database trigger worden gestart. Aanroepen van Crystal Reports of de eigen AutoDoc HSE rapport generator zorgt voor het aanmaken van een document dat daarna door AutoDoc HSE verwerkt wordt
SMS versturen
Automatisch versturen van variabele SMS teksten op variabele telefoonnummers via email of via diverse SMS service providers zoals VoipBuster
Bellen met “tekst naar spraak” via VOIP
Automatische telefoongesprekken vanuit uw computer laten voeren met een SIP/VOIP account bij bijvoorbeeld VoipBuster kan variabele tekst op variabele telefoon-nummers als spraak worden afgeleverd. SAPI4 en SAPI5 spraak kan hiervoor gebruikt worden. Maximaal 8 gelijk-tijdige uitgaande gesprekken. Optioneel opslaan van gebruikers ingaves via DTMF
XML/UBL/XBRL….
Automatisch samenstellen van XML (bijvoorbeeld
XBRL/UBL 2.0) en opslaan op een variabele locatie d.m.v. informatie uit het afgedrukte bestand of uploaden naar een ander systeem d.m.v. FTP eventueel in combinatie met informatie uit ODBC data. De gegenereerde XML kan worden gebruikt als los bestand, maar ook als bijlage bij een email
Dynamische documenten via Excel
Maak een Excel sheet aan, laat AutoDoc automatisch cellen vullen met variabele informatie vanuit een document of query en laat het resultaat van deze Excel sheet verder door AutoDoc verwerken om te emailen, faxen, printen, archiveren of via HTTP of FTP uploaden naar een website
Scannen & verwerken
Automatisch scannen van documenten met barcode herkenning en OCR door iedere gebruiker en verwerk hierna het gescande document verder via AutoDoc
PDF printer
Iedere gebruiker krijgt via AutoDoc HSE ook standaard de beschikking over een geavanceerde PDF printer, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van (virtueel ) briefpapier, aanvullen van documenten en uitvoer naar printer, fax, email en archivering of een combinatie hiervan
ODBC connectiviteit
AutoDoc werkt standaard met de gegevens uit het document, zonder koppeling met uw systeem, maar met ODBC kunnen extra gegevens voor de document-afhandeling worden opgehaald, maar ook kan er informatie teruggeschreven worden in een database
AutoDoc HSE in het kort
Ontstaan uit jarenlange praktijkervaring op het gebied van elektronische document afhandeling en input van gebruikers, is gedurende de laatste 7 jaar AutoDoc HSE van een basis e-mail systeem uitgegroeid tot een volwaardig document output afhandelingsysteem dat elke vergelijking met concurrerende producten op het gebied van functionaliteit en bedrijfszekerheid kan doorstaan. Van het kleinste bedrijf tot multinationals als Philips, DSM, VSM, Lockheed-Martin , Saint Gobain Siemens, Ballast-Nedam en Amsterdam Internet Exchange (AIX) hebben de voordelen ontdekt van het gebruik van AutoDoc HSE. Op dit moment verwerken meer dan 7.900 gebruikers in meer dan 980 bedrijven, wereldwijd, jaarlijks, miljoenen documenten met AutoDoc HSE.
AutoDoc HSE wordt o.a. gebruikt in
• Onderwijs
• Gezondheidszorg
• Distributie
• Productiebedrijven
• Overheid
• Verkoop / Marketing
• Transport / distributie
• Accounting & Finance
• Medische beroepen
• Web shops
AutoDoc HSE besparingen
• Bespaar op personeelskosten door eliminatie
van handmatige handelingen
• Bespaar op verzend/portokosten door reductie
in het gebruik van papieren communicatie en papieren archivering.
• Alles gebeurt automatisch, eenmaal instellen
en daarna geen omkijken meer naar
(set and forget) dus geen fouten meer.
De gebruiker drukt op print, of AutoDoc wordt door een trigger of geplande taak gestart en de rest wordt automatisch door AutoDoc afgehandeld.
• Extreem korte implementatie en daardoor
een extreem korte ROI periode, binnen één dag operationeel is meer regel dan uitzondering.
• Door het automatische afhandelen van
de documentverwerking eenduidige en dus duidelijke communicatie naar zowel klanten, leverancier, accountant als ook bij interne communicatie.
• Inwerktijd van nieuw personeel en invalkrachten wordt sterk gereduceerd door automatisering
van het documentverwerkingsproces.
• Systeemonafhankelijke oplossing, dus als het ERP systeem vervangen wordt door een volledig ander systeem, dan nog kan AutoDoc HSE, zonder noemenswaardige wijzigingen, verder
op het nieuwe systeem worden gebruikt.